株式会社人事サポートセンターにおける
「顧客情報」の管理体制について

 

個人情報の保護に関する法律が制定され、そのうち民間事業者に関する部分の法律が２００５年４月から施行されます。

当社ではそれに先立ち、顧客情報の管理体制を確立し実施しております。以下その概要について述べさせていただきます。

 

社長を委員長とする「情報管理委員会」を設けております。

この「情報管理委員会」（以下、「委員会」と言います）は、顧客情報の機密性を確保するためのあらゆる施策を講じるとともに、社員の遵守すべきルールを制定します。

「委員会」が策定した施策、および社員が遵守する主なルールは、下記のとおりです。（内部情報管理規定　抜粋）

 

�@「専任制度」の採択

クライアントごとに専任の担当者を定め、その担当者のみがクライアントの情報を取り扱う。

業務遂行上、担当者が補助社員の協力を必要とし、情報の一部をオープンにする場合、担当者は「委員会」の許可を受けなければならない。「委員会」は当該補助社員に「守秘義務」を改めて徹底する。

 

�A完全にロックされた情報保管場所の確保

電子媒体（ＦＤ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ）による情報はもちろんのこと、アウトプットされた文書は、すべて、担当者がロックをした保管場所に収蔵する。担当者が不在のとき、クライアントからの問い合わせなどにより、担当者の保管する情報が必要となった場合、「委員会」のみがそれを実行する。

 

�Bクライアントから委託された業務の外部委託の禁止

クライアントの依頼あるとき、またはクライアントの承認あるときを除き、業務の外部再委託を行わない。

 

�C情報の外部への持ち出しの許可制

担当者がクライアントあるいは関係する公的機関に所要の情報を届ける場合においても、事前に「委員会」の許可を受けなければならない。

 

�Dワーキング・ルームへの外部者の入室禁止

外部者はすべて応接室または会議室において応対し、ワーキング・ルームへの入室を排除する。

 

�E私的な関係者（友人など）のオフィスの出入りの禁止

情報を持ち出したときには、私的関係者との面談の原則禁止。

 

�F情報の廃棄時における「委員会」の」監視

情報廃棄が完全に行われたことを確認するため、原則「委員会」の立会いのもとに行う。

 

�Gクライアントあるいは関係する公的機関に情報を届ける際の社用車の利用

社用車が利用できない場合は、当社と契約している社のハイヤーを利用する。

 

　

株式会社人事サポートセンター

代表取締役　山村　幸男
（2004年12月27日現在）